Protolabin tietosuoja- ja tietojenkäsittelykäytäntö

Tämä ”Tietosuoja- ja tietojenkäsittelykäytäntö” tarjoaa selkeää ja helposti ymmärrettävää tietoa verkkokaupan ”n2o3.com” käyttäjien henkilötietojen käsittelystä. Verkkokaupan omistaa Protolab (jäljempänä ”Protolab” tai ”rekisterinpitäjä”).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja tiedonantovelvollisuus perustuvat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EU) 2016/679, annettu 27.4.2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (yleinen tietosuoja-asetus, GDPR).

Protolab huolehtii asianmukaisesta huolellisuudesta varmistaakseen, että henkilötietojen käsittely on lainmukaista ja että käyttäjien tietoturva on taattu. Tätä varten Protolab:

• esittää kaikki henkilötietojen suojaa ja käsittelyä koskevat tiedot yksinkertaisesti, ymmärrettävästi ja täsmällisesti;
• kehittää jatkuvasti tietosuojamenettelyjään ja päivittää tätä käytäntöä parhaiden käytäntöjen mukaisesti;
• kannustaa käyttäjiä ottamaan yhteyttä, jos on huomautettavaa, täsmennystarpeita tai kysymyksiä Protolabin suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.

Palvelussa ”n2o3.com” käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä on Protolab.

Protolab käsittelee ”n2o3.comin” käyttäjien henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• myynti- tai muun sopimuksen tekeminen ja täyttäminen;
• rekisterinpitäjälle kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esim. verodokumenttien säilytys, yhteistyö viranomaisten kanssa);
• Protolabin oikeutettujen etujen toteuttaminen.

Käsittely perustuu ensisijaisesti GDPR-asetukseen. Lisäksi käsittely voi perustua mm. rikosprosessuaalisiin säännöksiin, verooikeudellisiin säännöksiin, kirjanpitolakiin (verodokumenttien säilytys) tai siviilioikeuteen (rekisterinpitäjän oikeudellisten etujen suojaaminen).

Protolabin oikeutettu etu sisältää erityisesti mahdollisuuden esittää vaateita ostajan sopimusrikkomuksen tai puutteellisen suorituksen johdosta.

Henkilötietoja käsitellään tietojen minimoinnin ja tarkoitussidonnaisuuden periaatteiden mukaisesti, eli kerätään vain lainmukaisen tarkoituksen saavuttamiseen tarvittavat tiedot.

Tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta se on edellytys sopimuksen tekemiselle Protolabin kanssa. Tämä sisältää: nimi tai yrityksen nimi, postiosoite ja laskutusosoite sekä ALV-tunniste. Lisäksi pyydetään puhelinnumero ja sähköpostiosoite, vaikkeivät ne ole välttämättömiä sopimuksen tekemiseksi ja täyttämiseksi.

Pakollisten tietojen puuttuminen estää sopimuksen tekemisen, kun taas vapaaehtoisten tietojen puuttuminen estää niiden käytön sopimuksen täyttämisessä.

Tietojen luovutus rekisterinpitäjän toimesta on aina oikeudellisesti perusteltua. Tietoja luovutetaan käyttäjälle itselleen tai hänen valtuuttamalleen henkilölle. Mahdollisia kolmansia vastaanottajia ovat erityisesti:

• viranomaiset (esim. terveysvalvonta, kemikaalivalvonta, keskusrikostutkinta, poliisi);
• rekisterinpitäjän kanssa yhteistyötä tekevät tahot (kuten palvelinoperaattori tai tilitoimisto), joiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus.

Rekisterinpitäjä ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Säilytysajat:

• sopimuksen tekemistä ja täyttämistä varten – tietojen keruusta sopimuksen päättymiseen tai täyttämiseen saakka;
• lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten – velvoitteen täyttymiseen tai lakisääteisen säilytysajan päättymiseen saakka (esim. enintään 5 vuotta sen vuoden päättymisestä, jolloin liiketoimi tehtiin, laskuja varten);
• rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamista varten – enintään Protolabin käyttäjää kohtaan olevien vaateiden vanhentumiseen saakka (esim. 2 vuotta laskun eräpäivästä);
• suostumukseen perustuva käsittely – kunnes suostumus peruutetaan, jollei muuta oikeusperustetta ole.

Käyttäjän oikeudet:

• oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää poistamista, peruuttaa suostumus milloin tahansa (”oikeus tulla unohdetuksi”) ja vastustaa käsittelyä;
• oikeus tietojen oikaisuun tai käsittelyn rajoittamiseen;
• oikeus tietojen siirrettävyyteen;
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Käyttäjän toimittamia henkilötietoja ei käsitellä automaattisesti eikä niitä profiloida.

Tämä käytäntö on ollut voimassa 25. toukokuuta 2018 alkaen.